Готова ли команда к новому проекту и как говорить с клиентом про риски. Советы PM эксперта.

Представьте, что вы впервые собираетесь в горы в поход. Хорошо, когда рядом есть путешественник с опытом, который проверит ваше снаряжение, даст полезные инструкции, достанет лишнее из рюкзака и заверит, что вы готовы к этому челленжу. То же и со стартом новых проектов — считает Лиза Бондаренко, проектный менеджер в Sigma Software. Если серьезно относиться к подготовке и оценивать свои шансы на успех еще на старте, тогда вероятность «добраться до вершины» будет значительно выше.

Liza BondarenkoНедавно Лиза приняла участие в конференции для проектных менеджеров, где рассказывала о Project readiness assessment — эффективном инструменте риск-менеджмента, и учила говорить с клиентом о рисках.

Для тех, кто пропустил этот ивент, делимся полезными мыслями по мотивам выступления нашего эксперта.

«Большое количество потенциальных проблем можно предусмотреть еще на этапе инициации проекта. В Sigma Software мы разработали Project readiness assessment. Это универсальный инструмент, перечень шагов, которые помогут проектным менеджерам оценить уровень готовности команды, прежде чем стартовать».

Вот несколько важных пунктов из него.

1. Мы знаем об ограничениях клиентов (бюджет и время), и их приоритетах (техническая экспертиза, качество и т.д.).

Представим, что у вас есть два клиента. Первый — хочет «финишировать» быстрее конкурентов, так как планирует успеть с разработкой прототипа международной выставки. Для него крайне важен показатель времени. Для другого — качество превыше всего. Он ожидает получить продукт, который будет соответствовать самым высоким техническим стандартам индустрии. Вы поняли, что уложиться в сроки проекта существующей командой невозможно.

Что и кому скажете?

Очевидно, что предлагать первому клиенту подвинуть сроки не имеет смысла, а второму, скорее подойдет предложение передвинуть сроки релиза, чем потери в качестве, сокращение времени на тестирование или создание технического долга. Вывод, когда у нас есть информация от клиента, мы можем лучше адаптироваться к любой ситуации.

2. Будущая команда имеет достаточный объем доменных знаний, соответствующих запросу клиента.

Для того, чтобы говорить с клиентом на одном языке и предоставлять качественные консалтинговые услуги для его бизнеса, убедитесь, что команда имеет необходимую экспертизу в соответствующем домене. Особенно это касается проектов из сложных сфер: adtech, fintech, automotive и др. Лишь убедившись в этом, вы будете знать, оправдаете ли ожидания клиента, который выбрал именно вас среди всех.

3. Мы провели анализ рисков на проекте и разработали четкий план по смягчению их последствий.

Задача проектного менеджера — найти и оценить весомые риски, предложить стратегию работы с ними, спланировать стратегические шаги. Если эти работы не были заложены в график и бюджет на этапе планирования, тогда успех проекта становится под угрозу.

Что делать с рисками, которые удалось обнаружить во время или после анализа готовности к старту? Мой совет — не откладывая на потом, все проговорить со стейкхолдерами. Внутренними или внешними — зависит от природы рисков. Помните, презентация рисков — это не про плохие новости. Наоборот, это возможность показать, что вам не безразлично и вы прилагаете усилия, чтобы завершить проект вовремя и качественно. Вы внимательно проанализировали требования, оценили ресурсы, нашли потенциальные угрозы и вышли с предложением, что с этим делать.

Как презентовать риски правильно? Существует множество тактик. Сейчас поделюсь теми рекомендациями, которые удалось сформулировать в ходе дискуссии с аудиторией конференции:

  1. Высказывайте клиенту только внешние риски, которые не зависят от ваших ресурсов и ресурсов команды. Внутренние риски также не стоит замалчивать, но следует обсуждать их только с вашими руководителями.
  2. Стройте логическую связь между причинами и последствиями. Если вы понимаете, что можете не уложиться в дедлайн — расскажите, почему. Работать с угрозами легче, когда понимаешь их природу.
  3. Говорите на языке бизнеса, а не техническим языком. Так больше шансов, что вас услышат и поймут 😊
  4. Предлагайте решения. Что мы можем сделать, чтобы достичь целей проекта и преодолеть препятствия? Рассуждая так, вы перестаете быть жертвой обстоятельств и берете ответственность на себя. Именно этого ожидают от проектного менеджера, не так ли?
  5. Избегайте «перегрузки» клиента маловероятными и невлиятельными рисками. Сконцентрируйтесь на 3-5 главных, это оптимальное количество для безболезненной коммуникации.

Надеемся, что эти советы помогут вам посмотреть на ситуацию на проекте комплексно, лучше проанализировать возможные риски, успешно презентовать их клиенту и перейти к действиям.

Последние новости

Agile практика в формате online

На днях завершился весенний сезон Agile практики, которая является частью общей программы Национального аэрокосмического университета им. М.Е. Жуковского «Харьковский авиационный….

Сказка о тестировании программного обеспечения

Что такое тестирование программного обеспечения? Этот вопрос встает перед каждым «исследователем» сферы, который только почувствовал свое призвание. За ответом можно….

Стали известны имена финалистов конкурса стартапов IT_EUREKA

Сегодня, 1 апреля, были определены финалисты конкурса IT_EUREKA. Прием заявок длился почти полтора месяца. Для участия в конкурсе свои проекты….