Письменные коммуникации: вредные привычки, от которых стоит избавиться

В век информационных технологий и социальных сетей знакомство с человеком в почте или в мессенджерах происходит зачастую куда раньше, чем личная встреча. То, как вы ведете письменные коммуникации, способно многое о вас рассказать, и даже сформировать о вас мнение как о профессионале.

Юлия Нильга, Chief Infrastructure Officer в компании Sigma Software ведет активную письменную коммуникацию как по внутренним вопросам, так и общается с многочисленными подрядчиками и партнерами. Давайте же узнаем, какие вредные привычки наиболее распространены в письменном общении, и какого рода письма, вероятнее всего, останутся без ответа.

Юля, расскажи, где ты училась, как пришла в ИТ?

Julia Nilga CIO
Заканчивала я ХАИ, самолетостроительный факультет, кафедру САПР «Системы автоматизированного проектирования». Но после окончания вуза ушла в общественную организацию, где и постигала азы управления. Там я набралась опыта организации, коммуникации, выстраивания процессов. Это была хорошая стартовая площадка еще и потому, что приходилось выполнять очень разные, порой странные задачи и работать с людьми абсолютно разных слоев. И хотя меня по-прежнему есть чем удивить, я знаю, что нет таких задач, которые невозможно решить.

Позже я перешла на позицию ассистента ИТ менеджера в одну из харьковский айти компаний, и через год возглавила харьковский ИТ отдел, а два года спустя стала IT директором Украинской части компании. К Sigma Software я присоединилась в 2012, пришла сразу на позицию CIO- руководителя и ИТ отдела, и отдела офис администрирования. С каждым годом круг моих обязанностей ширится, ведь и сама компания активно растет. Увеличивается число локаций и офисов, растет инфраструктура, все больше специалистов присоединяется к команде, а значит становится все больше внутренних пользователей. В мои задачи входит также поиск новых и расширение существующих офисов, создание в них комфортного пространства для работы и отдыха, а также узнаваемого Сигмовского стиля в интерьерах.

Юля, какие вредные привычки в письменном общении, как правило, добавляют эмоционального давления и ведут к трате дополнительных временных ресурсов?

Невнимательность. К примеру, когда твое письмо не дочитывают до конца или читают, что называется, «по диагонали», упуская важную информацию. Это всегда ведет к неприятным, а бывает, и к очень серьезным ситуациям, когда приходится вкладывать куда больше времени и сил на решение проблемы, чем можно было бы изначально.

Невнимательность также бросается в глаза, когда снова начинают задавать вопросы, на которые ты уже отвечал ранее. Эта же невнимательность ведет к ситуации, которая очень распространена: когда ты задаешь человеку, к примеру, 10 вопросов, а получаешь ответ на 5 из них. И тогда приходится снова писать, снова спрашивать, затрачивая и время, и силы. Да, бывает, что не знаешь, как ответить на все вопросы. В таком случае, стоит сказать об этом собеседнику и пообещать уточнить информацию, а не просто отмалчиваться.

Вторая вредная привычка – давать неверную информацию или лишь часть ее. Представьте, что вы рассматриваете партнерство с какой-нибудь, скажем, клининговой компанией. Вас приглашают на встречу, не указав в письме дату, время, адрес, контактный телефон, или указав их с ошибкой. Вам придется либо задать десять встречных вопросов, чтобы выяснить все детали, либо вы впустую потратите время, приехав по неверному адресу и пытаясь дозвониться по неверному телефону. Захотите вы после такого работать с этой компанией? Вряд ли. Такое же впечатление оставите и вы о себе, если поленитесь проверить правильность указанной информации и ее полноту.

Сюда же можно отнести и ситуацию, когда в задачах не указывают дедлайн или присваивают задаче низкий приоритет. Разумеется, вы поставите ее в конец списка. И потом очень странно по прошествии двух-трех дней получать письма: «Вы обо мне забыли»? И оказывается после, что задача, конечно, не срочная, но ведь уже целых три дня прошло!

Не поступайте так: если знаете точный дедлайн – укажите его. Если не знаете – укажите сроки, в которые вам хотелось бы получить ответ.

Кроме дедлайнов полезно убедиться, что вы достаточно четко изложили чего же вы хотите от человека. А если вы пишете на группу людей, то назвать конкретных людей и попросить их о конкретных действиях. Иначе вашим письмом и вашей проблемой никто не займется.

Третья нехорошая привычка – просить все на вчера, злоупотреблять задачами со статусом «ASAP», «Очень срочно», «Urgent». Это, кстати, часто бывает ошибкой именно молодых ребят, которые еще не умеют присваивать задачам различные приоритеты. Конечно, два-три раза вам пойдут навстречу. Но когда это становится манерой вести дела, в этом просматривается то ли неорганизованность — когда человек не может грамотно спланировать свое и чужое время – то ли неуважение ко второй стороне, у которой помимо ваших запросов, поверьте, тоже есть чем заняться.

Сюда же могу отнести ситуации, когда прилетает срочный запрос, ты откладываешь все дела, а в ответ получаешь лишь глухое молчание. И ты понимаешь, что, наверное, этот запрос был не так уж и важен. В какой-то момент может случиться как в той притче: когда волки действительно придут, мальчика никто не послушает. Когда у вас появится действительно срочная задача, никто не придет вам на помощь.

Кстати, раз уж мы затронули письма с пометкой срочно, еще одна плохая привычка – злоупотреблять в темах писем капсом, восклицательными знаками, очень длинными описаниями. Или уходить в другую крайность – не ставить тему вовсе. Тема письма должна быть короткой и отражать суть, чтобы потом было просто найти ваше письмо в почте.

Очень плохая идея – переносить свое плохое настроение в письменную (да и в любую) коммуникацию. Это не приведет к решению вашего вопроса. Это приведет только к конфликту. Одно из основополагающих правил бизнес этики в целом – сохранять уважительное отношение и никогда не позволять себе недружелюбного или откровенно хамского тона.

Вообще уважение к вашим собеседникам проявляется не только в тоне письма, но и во многих других вещах. К примеру, не стоит писать письма в духе «да что там делать, это же задача на 5 минут», если вы достоверно не знаете сколько на самом деле эта задача может занять. Вам может казаться, что это просто, а на самом деле она требует значительных сил и времени и, возможно, вовлечения даже не одного специалиста. Не стоит назначать встречи, не поинтересовавшись заранее занятостью вашего партнера или коллеги, в надежде, что он подвинет ради вас все другие уже запланированные совещания. Не присылайте писем с пометкой «Примите к действию» с полугодовой перепиской с третьими лицами под катом. Помните, что ваши собеседники тоже заняты, пришлите им «краткое содержание», потому что перечитывать километровые переписки времени у них точно нет. Если некогда писать, хотя бы позвоните, и расскажите историю вопроса устно.

Одно из проявлений уважения к коллегам, партнерам, их времени и усилиям – элементарная благодарность за проделанную работу. Не пренебрегайте этим.

Несерьезное отношение к составлению писем – очень и очень вредная привычка, особенно, если вы с вашим собеседником мало знакомы или незнакомы вовсе. Это настолько обширная тема, что, наверное, достойна отдельной статьи 🙂 Какие ошибки здесь наиболее распространены?

  • Не представляться, когда это первое письмо.
  • Присылать письма с неаккуратным форматированием или содержащие орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.
  • Присылать пустые письма или письма, оборванные на полуслове.

Важный момент – умение составлять текст, таким образом, чтобы он был структурирован и в нем четко были выделены важные и ключевые моменты, особенно, если ваше письмо длинное.

Возьмите за правило: всегда перепроверять, перечитывать письма перед отсылкой. Это позволяет избежать не только грамматических ошибок и ошибок в формулировках, но и убережет от ситуаций, когда, к примеру, под катом случайно пересылается наружу внутренняя переписка, которую не стоит видеть никому вне вашей организации. Либо рассылка уходит на всю компанию, а не на определенный круг адресатов.

Наконец, last but not least – привычка не отвечать на письма или отвечать на них поздно: через неделю, через месяц. Когда это случайность – это можно простить. Но не тогда, когда это происходит систематически. Даже если вам нужно отказать человеку в его просьбе – ответьте. Это оставляет положительное впечатление о профессионализме вашем и компании, которую вы представляете.

Юля, на какое письмо ты скорее всего не ответишь?

Не очень себе могу такое представить, но все же попробую 🙂 На письмо, составленное с ошибками, невежливое, без представления и сути.

Последние новости

Интервью с выпускником курса Sigma Software University

Сегодня, когда стать ИТ специалистом мечтают многие, когда индустрия растет, открывая новые перспективы, рынок предлагает множество различных курсов и тренингов….

Адаптация на новом месте: страхи и ошибки молодых специалистов

Совсем немного существует людей, которые на новом рабочем месте вливаются в коллектив и в рабочий процесс быстро и без стресса…..

Основы Python для лицеистов Одессы

Старшеклассники одного из самых престижных учебных заведений Одессы начинают изучать основы программирования под чутким руководством ведущих инженеров Sigma Software. В….