Письменные коммуникации: вредные привычки, от которых стоит избавиться

В век информационных технологий и социальных сетей знакомство с человеком в почте или в мессенджерах происходит зачастую куда раньше, чем личная встреча. То, как вы ведете письменные коммуникации, способно многое о вас рассказать, и даже сформировать о вас мнение как о профессионале.

Юлия Нильга, Chief Infrastructure Officer в компании Sigma Software ведет активную письменную коммуникацию как по внутренним вопросам, так и общается с многочисленными подрядчиками и партнерами. Давайте же узнаем, какие вредные привычки наиболее распространены в письменном общении, и какого рода письма, вероятнее всего, останутся без ответа.

Юля, расскажи, где ты училась, как пришла в ИТ?

Julia Nilga CIO
Заканчивала я ХАИ, самолетостроительный факультет, кафедру САПР «Системы автоматизированного проектирования». Но после окончания вуза ушла в общественную организацию, где и постигала азы управления. Там я набралась опыта организации, коммуникации, выстраивания процессов. Это была хорошая стартовая площадка еще и потому, что приходилось выполнять очень разные, порой странные задачи и работать с людьми абсолютно разных слоев. И хотя меня по-прежнему есть чем удивить, я знаю, что нет таких задач, которые невозможно решить.

Позже я перешла на позицию ассистента ИТ менеджера в одну из харьковский айти компаний, и через год возглавила харьковский ИТ отдел, а два года спустя стала IT директором Украинской части компании. К Sigma Software я присоединилась в 2012, пришла сразу на позицию CIO- руководителя и ИТ отдела, и отдела офис администрирования. С каждым годом круг моих обязанностей ширится, ведь и сама компания активно растет. Увеличивается число локаций и офисов, растет инфраструктура, все больше специалистов присоединяется к команде, а значит становится все больше внутренних пользователей. В мои задачи входит также поиск новых и расширение существующих офисов, создание в них комфортного пространства для работы и отдыха, а также узнаваемого Сигмовского стиля в интерьерах.

Юля, какие вредные привычки в письменном общении, как правило, добавляют эмоционального давления и ведут к трате дополнительных временных ресурсов?

Невнимательность. К примеру, когда твое письмо не дочитывают до конца или читают, что называется, «по диагонали», упуская важную информацию. Это всегда ведет к неприятным, а бывает, и к очень серьезным ситуациям, когда приходится вкладывать куда больше времени и сил на решение проблемы, чем можно было бы изначально.

Невнимательность также бросается в глаза, когда снова начинают задавать вопросы, на которые ты уже отвечал ранее. Эта же невнимательность ведет к ситуации, которая очень распространена: когда ты задаешь человеку, к примеру, 10 вопросов, а получаешь ответ на 5 из них. И тогда приходится снова писать, снова спрашивать, затрачивая и время, и силы. Да, бывает, что не знаешь, как ответить на все вопросы. В таком случае, стоит сказать об этом собеседнику и пообещать уточнить информацию, а не просто отмалчиваться.

Вторая вредная привычка – давать неверную информацию или лишь часть ее. Представьте, что вы рассматриваете партнерство с какой-нибудь, скажем, клининговой компанией. Вас приглашают на встречу, не указав в письме дату, время, адрес, контактный телефон, или указав их с ошибкой. Вам придется либо задать десять встречных вопросов, чтобы выяснить все детали, либо вы впустую потратите время, приехав по неверному адресу и пытаясь дозвониться по неверному телефону. Захотите вы после такого работать с этой компанией? Вряд ли. Такое же впечатление оставите и вы о себе, если поленитесь проверить правильность указанной информации и ее полноту.

Сюда же можно отнести и ситуацию, когда в задачах не указывают дедлайн или присваивают задаче низкий приоритет. Разумеется, вы поставите ее в конец списка. И потом очень странно по прошествии двух-трех дней получать письма: «Вы обо мне забыли»? И оказывается после, что задача, конечно, не срочная, но ведь уже целых три дня прошло!

Не поступайте так: если знаете точный дедлайн – укажите его. Если не знаете – укажите сроки, в которые вам хотелось бы получить ответ.

Кроме дедлайнов полезно убедиться, что вы достаточно четко изложили чего же вы хотите от человека. А если вы пишете на группу людей, то назвать конкретных людей и попросить их о конкретных действиях. Иначе вашим письмом и вашей проблемой никто не займется.

Третья нехорошая привычка – просить все на вчера, злоупотреблять задачами со статусом «ASAP», «Очень срочно», «Urgent». Это, кстати, часто бывает ошибкой именно молодых ребят, которые еще не умеют присваивать задачам различные приоритеты. Конечно, два-три раза вам пойдут навстречу. Но когда это становится манерой вести дела, в этом просматривается то ли неорганизованность — когда человек не может грамотно спланировать свое и чужое время – то ли неуважение ко второй стороне, у которой помимо ваших запросов, поверьте, тоже есть чем заняться.

Сюда же могу отнести ситуации, когда прилетает срочный запрос, ты откладываешь все дела, а в ответ получаешь лишь глухое молчание. И ты понимаешь, что, наверное, этот запрос был не так уж и важен. В какой-то момент может случиться как в той притче: когда волки действительно придут, мальчика никто не послушает. Когда у вас появится действительно срочная задача, никто не придет вам на помощь.

Кстати, раз уж мы затронули письма с пометкой срочно, еще одна плохая привычка – злоупотреблять в темах писем капсом, восклицательными знаками, очень длинными описаниями. Или уходить в другую крайность – не ставить тему вовсе. Тема письма должна быть короткой и отражать суть, чтобы потом было просто найти ваше письмо в почте.

Очень плохая идея – переносить свое плохое настроение в письменную (да и в любую) коммуникацию. Это не приведет к решению вашего вопроса. Это приведет только к конфликту. Одно из основополагающих правил бизнес этики в целом – сохранять уважительное отношение и никогда не позволять себе недружелюбного или откровенно хамского тона.

Вообще уважение к вашим собеседникам проявляется не только в тоне письма, но и во многих других вещах. К примеру, не стоит писать письма в духе «да что там делать, это же задача на 5 минут», если вы достоверно не знаете сколько на самом деле эта задача может занять. Вам может казаться, что это просто, а на самом деле она требует значительных сил и времени и, возможно, вовлечения даже не одного специалиста. Не стоит назначать встречи, не поинтересовавшись заранее занятостью вашего партнера или коллеги, в надежде, что он подвинет ради вас все другие уже запланированные совещания. Не присылайте писем с пометкой «Примите к действию» с полугодовой перепиской с третьими лицами под катом. Помните, что ваши собеседники тоже заняты, пришлите им «краткое содержание», потому что перечитывать километровые переписки времени у них точно нет. Если некогда писать, хотя бы позвоните, и расскажите историю вопроса устно.

Одно из проявлений уважения к коллегам, партнерам, их времени и усилиям – элементарная благодарность за проделанную работу. Не пренебрегайте этим.

Несерьезное отношение к составлению писем – очень и очень вредная привычка, особенно, если вы с вашим собеседником мало знакомы или незнакомы вовсе. Это настолько обширная тема, что, наверное, достойна отдельной статьи 🙂 Какие ошибки здесь наиболее распространены?

  • Не представляться, когда это первое письмо.
  • Присылать письма с неаккуратным форматированием или содержащие орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.
  • Присылать пустые письма или письма, оборванные на полуслове.

Важный момент – умение составлять текст, таким образом, чтобы он был структурирован и в нем четко были выделены важные и ключевые моменты, особенно, если ваше письмо длинное.

Возьмите за правило: всегда перепроверять, перечитывать письма перед отсылкой. Это позволяет избежать не только грамматических ошибок и ошибок в формулировках, но и убережет от ситуаций, когда, к примеру, под катом случайно пересылается наружу внутренняя переписка, которую не стоит видеть никому вне вашей организации. Либо рассылка уходит на всю компанию, а не на определенный круг адресатов.

Наконец, last but not least – привычка не отвечать на письма или отвечать на них поздно: через неделю, через месяц. Когда это случайность – это можно простить. Но не тогда, когда это происходит систематически. Даже если вам нужно отказать человеку в его просьбе – ответьте. Это оставляет положительное впечатление о профессионализме вашем и компании, которую вы представляете.

Юля, на какое письмо ты скорее всего не ответишь?

Не очень себе могу такое представить, но все же попробую 🙂 На письмо, составленное с ошибками, невежливое, без представления и сути.

Последние новости

Новый выпуск Agile практики в Харькове: достижения и впечатления

В конце мая в Харькове с успехом прошли презентации работ участников Agile практики. Семь команд из Харьковского национального университета радиоэлектроники….

Открытие IoT лаборатории во Львовской политехнике

25 июня состоялось торжественное открытие IoT лаборатории во Львовской политехнике. Генеральный партнер — Sigma Software и еще 6 ИТ компаний….

Инновационные идеи конкурса IT-EUREKA, покорившие Sigma Software University

В этом году Sigma Software University выступил партнером Всеукраинского фестиваля инноваций, который уже четвертый год подряд проводит Министерство образования и….