Уявіть, що ви вперше збираєтеся в гори у похід. Добре, коли поруч є мандрівник із досвідом, який перевірить ваше спорядження, надасть корисні інструкції, дістане зайве з рюкзаку та запевнить, що ви готовий до цього челенжу. Те саме й зі стартом нових проектів – вважає Ліза Бондаренко, проектний менеджер у Sigma Software. Якщо серйозно ставитися до підготовки та оцінювати свої шанси на успіх ще на старті, тоді ймовірність «дістатися вершини» буде значно вищою.
Нещодавно Ліза взяла участь у конференції для проектних менеджерів, де розповідала про Project readiness assessment – ефективний інструмент ризик-менеджменту, та вчила говорити з клієнтом про ризики.
Для тих, хто пропустив цей івент, ділимося корисними думками за мотивами виступу нашого експерта.
«Велику кількість потенційних проблем можна передбачити ще на етапі ініціації проекту. В Sigma Software ми розробили Project readiness assessment. Це універсальний інструмент, перелік кроків, які допоможуть проектним менеджерам оцінити рівень готовності команди, перш ніж стартувати».
Ось кілька важливих пунктів з нього.
1. Ми знаємо про обмеження клієнтів (бюджет і час), та їхні пріоритети (технічна експертиза, якість, тощо).
Уявімо, що у вас є два клієнти. Перший – хоче «фінішувати» швидше за конкурентів, бо планує встигнути із розробкою прототипу до міжнародної виставки. Для нього край важливий показник часу. Для іншого – якість понад усе. Він очікує отримати продукт, що буде відповідати найвищим технічним стандартам індустрії. Ви зрозуміли, що вкластися у терміни проекту існуючою командою неможливо.
Що-кому говоритимете?
Вочевидь, пропонувати першому клієнту посунути строки не матиме сенсу, проте як другому, радше підійде пропозиція пересунути строки релізу, аніж втрати у якості, скорочення часу на тестування чи створення технічного боргу. Висновок, коли в нас є інформація від клієнта, ми можемо краще адаптуватися до будь якої ситуації.
2. Майбутня команда має достатній об’єм доменних знань, що відповідають запиту клієнта.
Для того, щоб говорити з клієнтом однією мовою та надавати якісні консалтингові послуги для його бізнесу, переконайтеся, що команда має необхідну експертизу у відповідному домені. Особливо це стосується проектів зі складних сфер: adtech, fintech, automotive, та ін. Лише переконавшись у цьому, ви знатимете чи виправдаєте очікування клієнта, який обрав саме вас серед усіх.
3. Ми провели аналіз ризиків на проекті та розробили чіткий план для пом’якшення їхніх наслідків.
Завдання проектного менеджера – знайти та оцінити вагомі ризики, запропонувати стратегію роботи з ними, спланувати стратегічні кроки. Якщо ці роботи не були закладені у графік та бюджет на етапі планування, тоді успіх проекту стає під загрозу.
Що робити з ризиками, які вдалося виявити під час або після аналізу готовності до старту? Моя порада – не відкладаючи на потім, все проговорити зі стейкхолдерами. Внутрішніми або зовнішніми – залежить від природи ризиків. Пам’ятайте, презентація ризиків – це не про погані новини. Навпаки, це можливість показати, що вам не байдуже і ви докладаєте зусиль, аби завершити проект вчасно та якісно. Ви уважно проаналізували вимоги, оцінили ресурси, знайшли потенційні загрози та вийшли із пропозицією, що з цим робити.
Як презентувати ризики правильно? Існує безліч тактик. Зараз поділюся тими рекомендаціями, які вдалося сформулювати під час дискусії з аудиторією конференції:
- Озвучуйте клієнту лише зовнішні ризики, які не залежать від ваших ресурсів та ресурсів команди. Внутрішні ризики також не варто замовчувати, але слід обговорювати їх лише з вашими керівниками.
- Будуйте логічний зв’язок між причинами та наслідками. Якщо ви розумієте, що можете не вкластися у дедлайн – розкажіть, чому саме. Працювати з загрозами легше, коли розумієш їхню природу.
- Говоріть мовою бізнесу, а не технічною мовою. Так більше шансів, що вас почують і зрозуміють ?
- Пропонуйте рішення. Що ми можемо зробити, аби досягнути цілей проекту та здолати перешкоди? Міркуючи так, ви перестаєте бути жертвою обставин та берете відповідальність на себе. Саме цього очікують від проектного менеджера, чи не так?
- Уникайте «перевантаження» клієнта малоймовірними та невпливовими ризиками. Сконцентруйтеся на 3-5 головних, це оптимальна кількість для безболісної комунікації.
Сподіваємося, що ці поради допоможуть вам подивитися на ситуацію на проекті комплексно, краще проаналізувати можливі ризики та успішно презентувати їх клієнту і перейти до дій.
А якщо ви хотіли б дізнатися більше про ризик-менеджмент, запрошуємо на курси з управління ризиками в IT від Sigma Software University.
