Альтернатива мітингам або як провести ефективну нараду

Деякий час тому ми розмовляли з Олександром Сугаком про прокрастинацію, методи боротьби з нею і потребу керувати часом. У тій бесіді ми торкнулися теми мітингів – як планувати свій день таким чином, щоб постійні мітинги, відео конференції, телефонні дзвінки не забирали весь час. Але крім того, як ефективно спланувати наради протягом свого дня, важливо ще і як ви проводите самі наради. Про інструменти, що дозволяють підвищити ефективність зустрічей з колегами, сказано чимало, а ми з Олександром заглибимося в цю тему ще більше і дізнаємося, скільки часу і зусиль насправді витрачається на мітинги, від яких з них можна відмовитися і які є альтернативи постійним нарадам.

альтернатива митингамСаша, з нашого спілкування стало зрозуміло, що тема зустрічей і нарад для тебе досить болюча. Чому?

Тому що, на мій погляд, ми витрачаємо на них занадто багато часу. Я, звичайно, розумію, що є люди, робота яких полягає в тому, щоб проводити наради, постійно зустрічатися з людьми. Фахівці в галузі продажів, рекрутери, ейчари працюють з людьми, для них це природно. Але для більшості наради – лише частина робочого процесу і щоденних завдань, яка часто є малоефективною і займає набагато більше часу, ніж повинна.

Я не проти зустрічей як явища, є ситуації, в яких мітинги – це необхідність чи найбільш ефективний спосіб взаємодії. Наприклад, неможливо провести співбесіду, не зустрівшись з кандидатом. Видати зворотний зв’язок або ввести новачка в курс справи, зробити performance review або показати замовнику демо – все це краще працює в форматі мітингів.

Проте кожного разу, збираючи людей на зустріч, подивіться на проблему тверезо і оцініть, а чи варта вона того, щоб заради неї призначати мітинг?

Хіба організація рядової наради вимагає так вже й багато часу?

На перший погляд – небагато. Здавалося б – зібратися на 15 хвилин і швидко обговорити щось, чи багато потрібно зусиль? Але подивившись на це з іншого боку, ми виявимо, що будь-яка, навіть коротка і неформальна зустріч вимагає багато зусиль і часу для організації та проведення.

  • По-перше, нараду потрібно запланувати, а це значить – знайти в календарях всіх учасників вільний час і знайти на цей час вільну кімнату для нарад. Чим більше на зустрічі учасників, тим складніше це стає зробити, нерідко доводиться по кілька разів переносити мітинги, щоб всі змогли на них бути присутніми. Не дивно, що сьогодні існує цілий ряд AI / ML стартапів, які допомагають призначати зустрічі. Вони враховують зайнятість мітинг румів, зайнятість учасників та інші чинники, як відрядження, відпустки, погоду і трафік, щоб автоматично вибрати найбільш оптимальний час зустрічі. Ось, наскільки це велика проблема.
  • По-друге, до зустрічі потрібно підготуватися – розіслати матеріали для ознайомлення, подбати про технічну сторону. Технічні проблеми, до речі, іноді не тільки заважають, а й стають причиною зриву нарад.

Все ускладнюється, якщо частина або всі учасники підключаються до зустрічі онлайн, буває за допомогою різних сервісів, і ви витрачаєте перші 15-20 хвилин зустрічі, щоб «зібрати» всіх учасників разом. Забезпечити при цьому стабільний зв’язок не завжди в ваших силах.

Скільки разів вам доводилося повторювати щойно сказане, щоб колеги в Skype почули вас? Як часто ви стикалися з тим, що кілька учасників зустрічі говорять одночасно через затримку зв’язку? І, нарешті, моє улюблене: прохання «зачитайте, будь ласка, слайди вголос», коли хтось приєднався до зустрічі по телефону.

  • Але навіть якщо вам пощастило, і технічних проблем немає, наради все одно рідко починаються в строго відведений час – хтось може запізнитися, у багатьох прийнято починати зустрічі з дружніх small talks, хтось не ознайомився з матеріалами для зустрічі і йому потрібен час, щоб це зробити.
  • Минулого разу в нашій бесіді я вже згадував, що зустрічі – це ще і перемикання контексту. Будь-яким працівникам інтелектуальної праці, в тому числі програмістам, потрібні тривалі періоди часу, щоб зануритися в роботу. Коли вас висмикують з процесу, вам доводиться витратити близько півгодини, щоб повернутися в проблему, яку ви вирішували. При плануванні зустрічей ніхто не враховує цю особливість.
  • Крім того, нерідко трапляється, що ми самі чи наші колеги проводять зустрічі з місця, не бронюючи переговорні кімнати. Це, в свою чергу, відволікає тих, хто сидить поруч з вами і теж забирає у них час.

Резюмуючи, зазначу, що загальне уявлення про те, що витрати на організацію зустрічі дорівнюють кількості людей, присутніх на ній, помножене на час наради, невірно. Тимчасові витрати в цьому питанні мають кумулятивний ефект і можуть коштувати дуже дорого.

Але найгірше, коли, витративши стільки зусиль на зустріч, ми не отримуємо від неї належного ефекту.

Яких умов потрібно дотримуватися, щоб зустріч була ефективною?

Навіть якщо зірки встали вдало, ви з першого разу змогли забронювати зустріч, у вас не виникло ніяких технічних труднощів, всі учасники прийшли вчасно і відразу ж перейшли до справи, все одно має відбутися кілька речей, щоб вона принесла результат.

  1. У зустрічі повинна бути Агенда. Вона потрібна не для галочки, а щоб учасники зустрічі розуміли, що буде обговорюватися. Коли у вас багато паралельних проектів, з однієї лише назви зустрічі буває складно здогадатися, про що піде мова. До таких зустрічей неможливо підготуватися.
  2. Бажано обмежувати кількість учасників двома-трьома. Зустрічі на більшу кількість учасників повинні мати вмілого модератора, який зможе спланувати її так, щоб не було ситуацій, коли протягом 15 хвилин двоє з десятьох обговорюють питання, що стосується лише цих двох. До того ж, на нарадах з великою кількістю учасників, складніше прийняти рішення.
  3. Всі учасники зустрічі повинні бути готові до наради, подивитися матеріали, підготувати список питань до обговорення. Уявіть, що ви йдете на зустріч, де обговорюється, наприклад, баг в програмі. Чи зможете ви предметно обговорювати, як цей баг пофіксити, якщо ви не ознайомилися з інформацією про нього?
  4. Після вашої зустрічі повинно щось залишитись – notes, meeting minutes, action points, доступні всім учасникам зустрічі. Рішення повинно привести до завдань в трекері. Розмова повинна перерости в дію, інакше вона тільки розмовою і залишиться.

Провести ефективну зустріч не так вже й просто. Тим більше слід уникати непотрібних, непродуктивних нарад.

А які зустрічі ти вважаєш непродуктивними і яка для них є альтернатива?

Я дивлюся на питання з точки зору ІТ фахівця. Для мене є кілька типів зустрічей, без яких, на мій погляд, можна було б обійтися.

Daily standups. Для когось, напевно, це буде шоком, але вважаю, що в тому вигляді, в якому вони проводяться в більшості компаній, вони не приносять результату. На коротких проектах, де важливо, щоб команда була в загальному контексті і немає часу на вибудовування складних процесів, такі зустрічі, безумовно важливі. А ось на тривалих, – це ритуал, який забирає час.

Є куди більш ефективні способи отримувати ту ж інформацію – системи трекінгу завдань і беклоги, сортовані за пріоритетами. Якщо, дивлячись на них, вам незрозуміло, чим займався кожен з членів команди вчора, і чим він буде займатися завтра, тоді є проблема, яка навряд чи зважиться фактом наявності зустрічі. Обговорення проблем когось із учасників теж рідко вимагає присутності всієї команди, найчастіше їх можна вирішити в особистому спілкуванні з одним-двома колегами.

Схожа історія з planning meetings. Основну їхню проблему я бачу в тому, що в ході зустрічі ми намагаємося в дуже стислий термін зробити те, для чого необхідна довга і сконцентрована робота декількох фахівців. Планування спринту – це не гра в покер, це повинно відбуватися куди більш осмислено. Ще один істотний недолік цих зустрічей – вони займають дуже багато часу. Наради, на які ми витрачаємо більше години, найчастіше непродуктивні, тому що ви втомлюєтеся і втрачаєте концентрацію.

Один з найбільш непродуктивних видів зустрічей – наради в дусі «давайте зберемося і приймемо технічне рішення». Часто ми думаємо, що, якщо у нас є якесь складне питання, і нам необхідно прийняти швидке рішення, нарада нам допоможе. Проблема в тому, що прийняти зважене технічне рішення неможливо (ну або дуже складно) просто кажучи про це вголос; свої міркування і висновки потрібно записати.

Так які ж альтернативи?

Я впевнений, що асинхронна комунікація (листи, чати, пул реквести, коментарі, і т.д.) у багатьох випадках спрацьовують куди краще, ніж комунікація синхронна (тобто наради). А все тому, що в першому випадку:

Інформація не втрачається: ви завжди можете повернутися до початку листування і згадати, про що йшла мова в той момент і які рішення були прийняті.

Менше перемикання контексту: ви можете читати листи, коли у вас є час і коли вам зручно.

Більш високий рівень комунікації: люди все більше погоджуються з тим, що по-справжньому ви думаєте тільки тоді, коли записуєте свої думки.

Як говорив Леслі Лампорт: «Якщо ви думаєте, чи не записуючи, ви тільки думаєте, що думаєте».

Останні новини

Захоплюючий Python: секрет курсу

Тогоріч у Одесі компанія Sigma Software підписала договір про партнерство із Рішельєвським ліцеєм та, як результат,  стартувала факультативний курс з….

Історія, що мотивує

Три роки тому Антон Борківський отримав стипендію від Sigma Software на здобуття бакалаврського ступеня в одному з найсучасніших вишів країни….

Бізнес-освіта викладачів: перші досягнення

Інвестування в освіту та побудова ІТ екосистеми України – один з пріоритетів нашої компанії. Ми долучаємося до облаштування інноваційних лабів….