Альтернатива совещаниям или как провести эффективную встречу

Некоторое время назад мы разговаривали с Александром Сугаком о прокрастинации, методах борьбы с ней и управлении временем. В той беседе мы затронули тему совещаний – как планировать свой день таким образом, чтобы постоянные митинги, видео конференции, телефонные звонки не отнимали все время. Но помимо того, как эффективно спланировать совещания в течение своего дня, важно еще и как вы проводите сами совещания. Об инструментах, позволяющих повысить эффективность встреч с коллегами, сказано немало, а мы с Александром углубимся в эту тему еще больше и узнаем, сколько времени и усилий на самом деле тратится на митинги, от каких из них можно отказаться и какие есть альтернативы постоянным совещаниям.

альтернатива митингамСаша, из нашего общения стало понятно, что тема встреч и совещаний для тебя довольно больная. Почему?

Потому что, на мой взгляд, мы тратим на них слишком много времени. Я, конечно, понимаю, что есть люди, работа которых заключается в том, чтобы проводить совещания, постоянно встречаться с людьми. Специалисты в области продаж, рекрутеры, эйчары работают с людьми, для них это естественно. Но для большинства совещания – лишь часть рабочего процесса и ежедневных задач, которая зачастую малоэффективна и занимает куда больше времени, чем должна.

Я не против встреч как явления, есть ситуации, в которых митинги – это необходимость или наиболее эффективный способ взаимодействия. К примеру, невозможно провести собеседование, не встретившись с кандидатом. Выдать обратную связь или ввести новичка в курс дела, сделать performance review или показать заказчику демо – все это лучше работает в формате митингов.

Однако каждый раз, собирая людей на встречу, посмотрите на проблему трезво и оцените, а стоит ли она того, чтобы ради нее назначать митинг?

Разве организация рядового совещания требует так уж много времени?

Может показаться, что немного. Казалось бы – собраться на 15 минут и быстро обсудить что-то, много ли нужно усилий? Но посмотрев на это с другой стороны, мы обнаружим, что любая, даже короткая и неформальная встреча требует много усилий и времени для организации и проведения.

  • Во-первых, совещание нужно назначить, а это значит найти в календарях всех участников свободное время и найти на это время свободную комнату для совещаний. Чем больше на встрече участников, тем сложнее это становится сделать, нередко приходится по несколько раз переносить митинги, чтобы все смогли на них присутствовать. Неудивительно, что сегодня существует целый ряд AI/ML стартапов, которые помогают назначать встречи. Они учитывают занятость митинг румов, занятость участников и другие факторы, такие как командировки, отпуска, погоду и трафик, чтобы автоматически выбрать наиболее оптимальное время встречи. Вот, насколько это большая проблема.
  • Во-вторых, к встрече нужно подготовиться – разослать материалы для ознакомления, позаботиться о технической стороне. Технические проблемы, к слову, иногда не только мешают, но и становятся причиной срыва совещаний.

Все усложняется, если часть или все участники подключаются к встрече онлайн, бывает с помощью разных сервисов, и вы тратите первые 15-20 минут встречи, чтобы «собирать» всех участников вместе. Обеспечить при этом стабильную связь не всегда в ваших силах.

Сколько раз вам приходилось повторять только что сказанное, чтобы коллеги в Skype услышали вас? Как часто вы сталкивались с тем, что несколько участников встречи говорят одновременно из-за задержки связи? И, наконец, мое любимое: просьба «зачитайте, пожалуйста, слайды вслух», когда кто-то присоединился к встрече по телефону.

  • Но даже если вам повезло, и технических проблем нет, совещания все равно редко начинаются в строго отведенное время – кто-то может опоздать, у многих принято начинать встречи с дружеских small talks, кто-то не ознакомился с материалами для встречи и ему нужно время, чтобы это сделать.
  • В прошлый раз в нашей беседе, я уже упоминал, что встречи – это еще и переключение контекста. Любым работникам интеллектуального труда, в том числе программистам, нужны длительные периоды времени, чтобы погрузиться в работу. Когда вас выдергивают из процесса, вам придется потратить до получаса времени, чтобы вернуться в проблему, которую вы решали. При планировании встреч никто не учитывает этой особенности.
  • Кроме того, нередко случается, что мы сами или наши коллеги проводят встречи с места, не бронируя переговорные комнаты. Это, в свою очередь, отвлекает тех, кто сидит рядом с вами и тоже отнимает у них время.

Резюмируя, отмечу, что общее представление о том, что затраты на организацию встречи равны количеству людей, присутствующих на ней, умноженное на время совещания, неверно. Временные затраты в этом вопросе имеют куммулятивный эффект и могут стоить очень дорого.

Но хуже всего, когда, потратив столько усилий на встречу, мы не получаем от нее должного эффекта.

Какие же условия нужно соблюсти, чтобы встреча была эффективной?

Даже если звезды встали удачно, вы с первого раза смогли забронировать встречу, у вас не возникло никаких технических трудностей, все участники пришли вовремя и сразу же перешли к делу, все равно должно произойти несколько вещей, чтобы она принесла результат.

  1. У встречи должна быть агенда. Она нужна не для галочки, а чтобы участники встречи понимали, что будет обсуждаться. Когда у вас много параллельных проектов, из одного лишь названия встречи бывает сложно догадаться, о чем пойдет речь. К таким встречам невозможно подготовиться.
  2. Желательно ограничивать количество участников двумя-тремя. Встречи на большее количество участников должны иметь умелого модератора, который сможет спланировать ее так, чтобы не было ситуаций, когда в течение 15 минут двое из десятерых обсуждают вопрос, который касается лишь этих двоих. К тому же, на совещаниях с большим количеством участников, сложнее принять решение.
  3. Все участники встречи должны быть готовы к совещанию, посмотреть материалы, подготовить список вопросов для обсуждения. Представьте, что вы идете на встречу, где обсуждается, к примеру, баг в программе. Сможете ли вы предметно обсуждать как этот баг пофиксить, если вы не ознакомились с информацией о нем?
  4. После вашей встречи должно что-то остаться — notes, meeting minutes, action points, доступные всем участникам встречи. Решение должно привести к задачам в трекере. Разговор должен перерасти в действие, иначе он только разговором и останется.

Провести эффективную встречу не так уж просто. Тем более следует избегать ненужных, непродуктивных совещаний.

А какие встречи ты считаешь непродуктивными и какая для них есть альтернатива?

Я смотрю на вопрос с точки зрения ИТ специалиста. Для меня есть несколько типов встреч, без которых, на мой взгляд, можно было бы обойтись.

Daily standups. Для кого-то, наверное, это будет шоком, но считаю, что в том виде, в котором они проводятся в большинстве компаний, они не приносят результата. На коротких проектах, где важно, чтобы команда была в общем контексте и нет времени на выстраивание сложных процессов, такие встречи, безусловно важны.  А вот на длительных, — это ритуал, отнимающий время.

Есть куда более эффективные способы получать ту же информацию – системы трекинга задач и беклоги, сортированные по приоритетам. Если, глядя на них, вам непонятно, чем занимался каждый из членов команды вчера, и чем он будет заниматься завтра, тогда есть проблема, которая вряд ли решится фактом наличия встречи. Обсуждение проблем кого-то из участников, тоже редко требует присутствия всей команды, чаще всего их можно решить в личном общении с одним-двумя коллегами.

Похожая история с planning meetings. Основная их проблема мне видится в том, что в ходе встречи мы пытаемся в очень сжатый срок сделать то, для чего необходима долгая и сконцентрированная работа нескольких специалистов. Планирование спринта – это не игра в покер, это должно происходить куда более осмысленно. Еще один существенный недостаток этих встреч – они занимают очень много времени. Совещания, на которые мы тратим больше часа, чаще всего непродуктивны, потому что вы устаете и теряете концентрацию.

Один из самых непродуктивных видов встреч – совещания в духе «давайте соберемся и примем техническое решение». Часто мы думаем, что, если у нас есть какой-то сложный вопрос, и нам необходимо принять быстрое решение, совещание нам поможет. Проблема в том, что принять взвешенное техническое решение невозможно (ну или очень сложно) просто говоря об этом вслух; свои рассуждения и выводы нужно записать.

Так какие же альтернативы?

Я уверен, что асинхронная коммуникация (письма, чаты, пул реквесты, комментарии, и т.д.) во многих случаях срабатывают куда лучше, чем коммуникация синхронная (т.е. совещания). А все потому, что в первом случае:

  • Информация не теряется: вы всегда можете вернуться к началу переписки и вспомнить, о чем шла речь в тот момент и какие решения были приняты.
  • Меньше переключение контекста: вы можете читать письма, когда у вас есть время и когда вам удобно.
  • Более высокий уровень коммуникации: люди все больше соглашаются с тем, что по-настоящему вы думаете только тогда, когда записываете свои мысли.

Как говорил Лесли Лэмпорт: «Если вы думаете, не записывая, вы только думаете, что думаете».

Последние новости

О мотивации, оптимизации и частых ошибках в работе над стартапом

Некоторое время назад мы говорили с Владимиром Беком о том, что такое быть предпринимателем, как строить свои проекты и как….

Золоті партнери ЕВЕС 2018 у Вінниці

30 листопада було підведено підсумки локального етапу змагання серед молодих інженерів – EBEC 2018, що цьогоріч пройшов на базі Вінницького….

Підтримка дуального навчання та співпраця із ХНЕУ ім. С. Кузнеця

Компанія Sigma Software та ХНЕУ ім. С. Кузнеця укладуть угоду про підготовку магістрів за напрямком «Міжнародний ІТ менеджмент». Про це….