Буває так, що у роботі або навчанні ми не помічаємо негативних факторів, які впливають на нашу продуктивність. Ми можемо багато працювати та показувати круті результати, а в якийсь момент побачити, що особиста батарейка ефективності чомусь опинилася на позначці нуль. Це може статися у будь-який час і дуже важливо знайти та знешкодити свого «ворога», щоб далі запобігати появі нових подібних ситуацій.
Експерти Sigma Software University визначили п’ять підступних ворогів продуктивності, які можуть перешкоджати ефективній роботі:
- Порушення балансу між рутинними та творчими задачами
- Відсутність мети, яка надихає
- Непередбачувані негативні ситуації
- Гаджети, соціальні мережі та хаос у задачах
- Багатозадачність
Що робити, коли стикаєшся з такими ситуаціями? У цьому матеріалі наші тренери детально описують їх та дають поради як знешкоджувати таких «ворогів».
Ліза Бондаренко, Senior Project Manager у Sigma Software, PMO Member, тренерка Sigma Software University, авторка Telegram–каналу Котел ПМа.
Ворог №1 Порушення балансу між рутинними та творчими задачами
«Коли в особистому беклозі 100% завдань на креатив, то це може негативно позначатися на продуктивності. Cуцільна рутина в роботі дає відчуття Дня cурка, а отже ми не реалізуємо свій потенціал».
Як знешкодити?
«Подбайте про баланс повсякденного та творчого. У кожного своя оптимальна пропорція. Це може бути 30% на 70% або 90% на 10%. Потрібно визначити, скільки часу вам необхідно приділяти креативним завданням, щоб залишатися продуктивним. Особисто для мене, ідеальним варіантом є 50% на 50%. Наприклад, в мої найбільш продуктивні години займаюсь підготовкою тренінгів або пишу статті. А в інший час займаюсь звітами, проводжу співбесіди та зустрічі з колегами.
Отже, шукайте свій ідеальний баланс, щоб якомога довше залишатися продуктивним упродовж дня».
Ворог № 2 Відсутність мети, яка надихає
«Коли я не бачу сенсу у виконанні задач по роботі, це дуже демотивує. Продуктивність на таких завданнях стає дуже низькою».
Як знешкодити?
«Не соромтеся ставити питання щодо цілей. Коли з’являється розуміння, навіщо наші колеги або клієнти просять виконати те чи інше завдання, то ми можемо обрати оптимальний шлях розв’язання такої задачі та робимо це максимально ефективно».
Ворог №3 Непередбачувані негативні ситуації
«Такі випадки трапляються не часто, але це теж важливий фактор, який може негативно вплинути на мою ефективність протягом дня. Вкрай неприємна розмова може статися за будь-яких обставин — дома, на роботі, з представниками дорожньої поліції тощо. Зазвичай такі ситуації швидко не відпускають. Як наслідок, втрачається фокус з робочих задач».
Як знешкодити?
«Сильні негативні емоції варто дозволити собі прожити. Чудово, якщо є можливість зробити паузу в роботі, поділитись ситуацією з близькими, отримати підтримку та далі робити свою справу в доброму гуморі. Інакше мозок весь час повертатиметься до того конфлікту та продовжуватиме рефлексію. Якщо ж немає можливості прожити та відпустити цей конфлікт просто зараз, то пообіцяти собі попрацювати із власними емоціями трохи згодом, а поки силою волі змусити себе продовжити робити свою справу. Але пам’ятати, що воля – то вичерпний ресурс. Тому я б рекомендувала повернутися та пропрацювати цю ситуацію якомога швидше».
Тарас Ісіченко, Senior Testing Engineer у Sigma Software
Ворог №4 Гаджети, соціальні мережі та хаос у задачах
«Дуже складно працювати ефективно, коли постійно з’являються нові повідомлення у телефоні та на десктопі. Це дуже відволікає і знижує рівень продуктивності. Задачі летять звідусіль».
Як знешкодити?
«З гаджетами все просто. Якщо я маю супер важливу задачу і повинен сконцентруватися на 100%, то перевертаю телефон екраном униз, виходжу з соціальних мереж і залишаю включеними трекер на руці. Він повідомляє лише про дзвінки.
На одному тренінгу з продуктивності я почув про круту методику — інбокси. Вони дозволяють скоротити кількість місць, у які надходять задачі від колег. Обрати 1-2 варіанти та не отримувати повідомлення звідусіль. Мені в цьому допомагає додаток Todoist. Він дуже простий у використанні, дає можливість синхронізації з Outlook, нові задачі та зустрічі можна відправляти у додаток і не відриватися від роботи.
Також чудова методика — сортувати завдання по категоріях (також роблю це в Todoist). Наприклад, розділити усі активності та цілі на різні напрямки — робота, побут, здоров’я та ін. Це допомагає тримати у порядку всі сфери життя та у вас не буде одного списку з усіма активностями, де не знаєте з чого почати».
Микола Мозговий, Senior Software Developer
Ворог №5 Багатозадачність
«Думаю, в реальній роботі найстрашніший ворог продуктивності — це часта зміна контексту. Перемикання між непов’язаними проектами та завданнями. Бездоганність в роботі завжди на шкоду ефективності та, можливо, не менша проблема — це нестача здорового сну і відпочинку».
Як знешкодити?
«Якщо необхідність перемикатися між задачами неминуча, то варто виділити різним проектам фіксовані дні. Врешті решт, розбити день на дві половини.
У плані відпочинку, варто віддавати перевагу довгій відпустці — близько місяця. Протягом тижневої відпустки відновитися неможливо».
Отже, обізнаний, означає озброєний:)
Не забувайте слідкувати за балансом ваших справ, завжди пам’ятайте про головні цілі у роботі.
Скануйте свій емоційний стан при виконанні завдань. Ведіть електронний щоденник активностей, поринайте у таски без гаджетів та не захоплюйтесь багатозадачністю. І найголовніше — пам’ятайте про work-life balance.
Обирайте курси IT від Sigma Software University та опановуйте нову професію.
